Privacyverklaring

1Wie zijn wij?

Nexra IT is een eenmanszaak gevestigd in Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92204910. Nexra IT biedt IT-diensten aan waaronder consultancy, systeembeheer, webontwikkeling en digitale marketing.

Nexra IT is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens die in het kader van haar dienstverlening worden verwerkt.

2Welke gegevens verwerken wij?

Nexra IT verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de context:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en -adres
• Communicatiegegevens: e-mails, berichten via contactformulieren en overige correspondentie
• Financiële gegevens: factuuradres, IBAN (bij directe betalingen) en betalingshistorie
• Technische gegevens: IP-adressen, inloggegevens voor systemen die Nexra IT beheert, logbestanden
• Website-gebruiksgegevens: bezoekersgedrag via Google Analytics 4 (geanonimiseerd)
• Projectgegevens: informatie die opdrachtgevers aanleveren ten behoeve van de uitvoering van een opdracht

3Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Nexra IT verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van overeenkomsten en het verlenen van diensten aan opdrachtgevers
• Het opstellen en verzenden van offertes, facturen en contracten
• Het onderhouden van contact met (potentiële) opdrachtgevers
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de bewaarplicht voor de Belastingdienst
• Het verbeteren van de website en dienstverlening via geanonimiseerde analytics
• Het verzenden van relevante informatie of updates, uitsluitend na toestemming

4Grondslag voor verwerking

Nexra IT verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor financiële administratie.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor het verbeteren van diensten en beveiliging van systemen.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor nieuwsbrieven of andere marketingcommunicatie, alleen indien uitdrukkelijk gegeven.

5Hoe lang bewaren wij gegevens?

Nexra IT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang als wettelijk vereist.

• Klant- en projectgegevens: 2 jaar na afronding van de opdracht
• Financiële administratie (facturen, betalingen): 7 jaar conform fiscale bewaarplicht
• Sollicitaties: maximaal 4 weken na afronding procedure, tenzij toestemming is gegeven voor langer
• Websiteanalytics (GA4): geanonimiseerd, maximaal 14 maanden
• Nieuwsbrief/marketing: tot uitschrijving of intrekking van toestemming

6Delen met derden

Nexra IT verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of wanneer wettelijk verplicht.

Nexra IT maakt gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

• Boekhoudsoftware: e-Boekhouden.nl (financiële administratie)
• Cloudproviders: Microsoft Azure en Microsoft 365 (voor opslag en communicatie)
• Analytics: Google Analytics 4 (geanonimiseerde websitestatistieken)
• Hostingproviders: voor het hosten van websites en applicaties van opdrachtgevers

Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten conform de AVG-vereisten.

7Cookies

De website van Nexra IT maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan de website op uw apparaat worden opgeslagen.

• Functionele cookies: noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. Geen toestemming vereist.
• Analytische cookies (GA4): voor het meten van websitebezoek. IP-adressen worden geanonimiseerd. Toestemming wordt gevraagd via de cookiebanner.
• Marketing cookies: worden niet geplaatst zonder expliciete toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookiebanner op de website of via uw browserinstellingen.

8Beveiliging

Nexra IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle webdiensten
• Tweefactorauthenticatie (2FA) voor toegang tot systemen met persoonsgegevens
• Strikte toegangscontrole op basis van het need-to-know principe
• Regelmatige back-ups en monitoring van systemen

9Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Om een beroep te doen op uw rechten kunt u contact opnemen via info@nexra.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

10Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop Nexra IT met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@nexra.nl. We lossen het graag samen op.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):

• Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Telefoon: 088 – 1805 250

11Wijzigingen in deze verklaring

Nexra IT behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met vermelding van de datum van de laatste aanpassing. Wij adviseren u deze verklaring periodiek te raadplegen.

Bij ingrijpende wijzigingen die gevolgen hebben voor de manier waarop wij uw gegevens verwerken, stellen wij u hiervan actief op de hoogte via e-mail of een melding op de website.

12Contact

Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

• Nexra IT
• E-mail: info@nexra.nl
• Website: nexra.nl
• KvK: 92204910